02.02.2016
Praxistipps zum Einsatz von SAP ILM im HCM
Worauf ist beim Einsatz von ILM zum Bereinigen personenbezogener Daten im SAP HCM zu achten? Wir stellen Ihnen im Folgenden drei Punkte vor, die wir beim Produktiveinsatz der Löschfunktionen als wichtig empfinden.
1. Das erste Jahr wird mit Lernen verbracht.
Die größten „Aha-Erlebnisse“ bei der Vernichtung personenbezogener Daten über ILM treten erst dann auf, wenn das Customizing-Projekt beendet ist. Mehrfach standen wir vor dem Phänomen, dass ein ILM Lauf in der Testumgebung problemlos durchgeführt werden kann, jedoch im Produktivsystem fehlschlägt. Ein Hauptgrund sind die vielfältigen Plausibilitätsprüfungen der ILM-Module die potentielle Ansatzpunkte für Jobabbrüche oder fehlgeschlagene Selektionen liefern. Wurde beispielsweise zentral eine Änderung bei nicht mehr abgerechneten und lange ausgetretenen Mitarbeitern eingespielt, können Inkonsistenzen entstehen, die im regulären Abrechnungsbetrieb keine Probleme erzeugen. Wird ein solcher Datensatz im Zuge der Löschung bearbeitet, erkennt ILM die Inkonsistenz und verweigert die Löschung.
Solche Artefakte bei den Selektionsläufen sind alle lösbar, doch planen Sie im ersten Jahr einen deutlichen Betreuungs- und Korrekturbedarf der Löschfunktionen ein.
2. Selektion eines detailliertes Protokolls oder nicht?
Über das detaillierte Protokoll in den SARA Läufen erhalten Sie aussagekräftige Informationen. Sie können einen Lauf plausibilisieren, indem Sie überprüfen, wieviele Datensätze ein Vorlauf zur Vernichtung selektiert wurden. Diese Information ist dann verfügbar, wenn das detaillierte Protokoll aktiviert ist. Nachteil hierbei ist jedoch, dass die Protokolldatei schnell „zu läuft“. Bei größeren HCM Systemen ist dies eine Hauptursache für Jobabbrüche. Aus diesem Grund haben wir das detaillierte Protokoll zumeist nicht selektiert.
3. Rollback in der klassischen oder pragmatischen Variante
In unserem ersten Produktionsjahr mussten wir oft Selektionen oder abgebrochene Läufe zurückrollen. Das Standardrollbackprogramm entfernt jedoch nicht nur die Belege im Infotypen IT0283 sondern auch alle potentiellen Veränderungen in weiteren Infotypen, was seine Zeit kostet. In unserem Fall waren die Fristen der Löschregeln für abrechnungsrelevante Infotypen meist identisch und somit auch die Anpassungen im Infotypen IT0003, die durch die Vernichtungsfunktionen vorgenommen wurden. Wir verzichteten deshalb auf Plausibilitätsprüfungen und haben lediglich die Selektionen im IT0283 zurückgesetzt. Dies erfolgte wesentlich performanter und stabiler als der Rollbackreport im Standard.
Fazit:
Die betriebliche Nutzung der ILM Funktionen zum Löschen personenbezogener Daten aus SAP HCM erfordert definitiv eine erste Anlaufphase in der mit Laufabbrüchen zu rechen ist. Die Kunst besteht darin, dieses Risiko zu minimieren und die Abbrüche effektiv zu behandeln.